GDPR-checklista för Snowfire

För att förenkla för dig som kund till Snowfire har vi summerat de viktiga punkterna i en checklista.

 

1. Godkänn det uppdaterade avtalet

Ett uppdaterat avtal har tagits fram som inkluderar en bilaga för hantering av personuppgifter. Du, eller din kontoägare, behöver signera avtalet innan 25 maj 2018. När du är inloggad i Snowfire så ser du som inte har godkänt avtalet en stor orange knapp högst upp i mitten. Ser du inte knappen är allt OK.

2. Gå igenom alla dina formulär

Samlar du in personuppgifter i dina formulär? Då rekommenderar vi att gå in under meny > medarbetare och klicka på ögat framför varje formulär. Här ser du alla som fyllt i formuläret, och saknar du rättslig grund för att spara personuppgifterna kan du klicka på papperskorgen för att ta bort dessa.

Vill du fortsätta samla in personuppgifter rekommenderar vi att lägga till en kryssruta för medgivande. Läs mer under formulär.

Tips. Glöm inte tömma papperskorgen för att radera uppgifterna permanent.

3. Gallra insamlade uppgifter i People

Om du haft ett formulär där du samlat in personuppgifter utan rättslig grund rekommenderar vi att ta bort dessa ur People. Gå in under meny > personer och markera de du vill ta bort för att radera dessa permanent.

4. Ställ in hur länge uppgifter ska sparas

När en person eller deltagare tas bort försvinner de direkt ur gränssnittet, och sedan permanent ur systemet efter 24 timmar, 7 dagar eller 30 dagar. Hur länge de ska sparas väljer du under meny > inställningar > personuppgiftskollen > lagringslängd. Anledningen till att de sparas en tid efter att du valt att ta bort uppgifterna är för möjligheten att ångra om något tagits bort av misstag.

5. Google Analytics

Om du använder Google Analytics på din webbplats rekommenderar vi att kika på det avtal du har med Google och godkänna deras avtal för personuppgifter. Läs mer hos Google.

6. Skapa en rutin

Skapa en rutin för att t.ex. varje halvår göra följande:

  1. Gå igenom formulär, rensa personuppgifter som inte längre behövs
  2. Öppna meny > personer och gallra (sök & ta bort) personuppgifter som inte längre behövs

Tips: skapa en händelse i din kalender eller projekthanteringsverktyg som ger dig en påminnelse om att göra detta.

7. Ställ in Google Analytics

Kika igenom det Google skriver om GDPR. Aktivera sedan anonymisering av IP-nummer i Google Analytics.